单位给员工发年票当福利，是这些年不少企业的做法。经办人要过的关卡有三个：采购渠道、付款方式、财务凭证。一个个说。
第一步：走对公还是个人垫付
两条路，成本和麻烦程度不同。
对公采购：联系官方或授权渠道，按单位名义下单，对公转账，发票直接开给单位。流程正规，财务入账干净，缺点是要提前对接，出票周期比个人下单长。
个人垫付再报销：经办人先个人付款，后凭发票和采购清单走报销。快，但发票抬头必须是单位——个人抬头的发票多数财务不收。这就回到上一篇说的问题：垫付下单时就要用能开单位发票的方式。
我的建议：三张五张的小批量，个人垫付加单位抬头发票能走通；十张以上的批量，直接对公，别给自己找换开发票的麻烦。
第二步：实名信息怎么收集
年票是实名制的，单位采购也要一张票对应一个员工的身份信息。经办人要提前收：
每张票绑定员工的姓名、身份证号、手机号（接收通知用）。
这一步是最容易拖的——收三十个人的身份证号，催一周很正常。提前发个收集表，截止日期写死，比逐个微信问效率高得多。
第三步：财务凭证三件套
报销入账一般要三样：发票（单位抬头）、采购清单（对应人数和单价）、采购审批单（单位内部流程）。
批量采购时让销售方在发票备注或清单里写清"年票若干张、单价、总金额"，跟发票金额对得上，财务一次过。
福利性质的支出，具体入账科目是工会经费还是职工福利费，听你们财务的——这不是经办人决定的事。
和工会福利的关系
很多单位是走工会这条线发年票的。工会采购的流程跟行政采购类似，但资金渠道不同，采购审批和发票处理按工会的财务制度走。
第一批文章里写过工会落地的场景，这里只提醒一句：工会经办的采购，发票抬头开工会或单位，以你们工会财务的要求为准，别自作主张。
批量采购的几个提醒
实名收集用表格，别用聊天记录——后期核对时，表格五分钟，聊天记录五小时。
出票后让销售方提供卡号与员工的对应表，谁丢了卡都能对上。
发卡时顺手把绑定流程讲一遍，或者拉个群统一答疑——不然节后一个月，你的微信会被"怎么激活"刷屏。
批量采购的价格通常有优惠空间，谈的时候别客气。
单位名义采购时，让销售方出一份盖章的报价单，财务流程走得快，也方便年底对账。
采购与开票规则以官方及销售渠道的最新说明为准，单位财务处理方式以本单位财务制度为准。